هر محمولهای که به صورت هوایی ارسال میگردد، همزمان با صدور بارنامه به تعداد بستههای موجود، برچسبهایی چاپ میشود که به آن “تگ” میگویند. این “تگ“ها بر روی تکتک بستههای بار، الصاق میگردند. تگهای مذکور دارای Barcode یا QR Code بوده که در برگیرنده اطلاعاتی نظیر شماره بارنامه، کد ایستگاههای مبدا، مقصد و نقاط ترانزیت احتمالی مسیر و همچنین وزن ناخالص و تعداد بستههای محموله هستند.
جدا از این سازوکار، هر پرواز در هر مسیر به طور مشخص دارای فهرستی از محمولات ارسالی خود تحت عنوان Cargo Manifest است که اطلاعات مذکور به علاوه تاریخ و شماره پرواز و مجموعهای از اطلاعات ترافیکی و هندلینگی دیگر در آن چاپ شده و در پاکت مخصوص بارنامههای آن پرواز به طور فیزیکی همراه با کل محمولههای آن مسیر به مقصد ارسال میگردد.
افزون بر این تمهیدات، پس از صدور بارنامه، تمام اطلاعات فوقالذکر همزمان با اخذ بوکینگ و تخصیص فضای بارگیری روی پرواز بر بستر آنلاین سامانههای پذیرش، صدور و ایجاد رزرواسیون محموله، از طریق تلکس یا ارسال ایمیل سازمانی به کلیه واحدهای ذیربط مخابره میگردد.
از این رو دسترسی یکسان، یکپارچه و همزمان خطوط هوایی شرکت کننده در عملیات حمل و سایر واحدهای خدمات زمینی ذیربط و درگیر با این فرآیند در فرودگاهها و گمرکات مبداء، مقصد و نقاط ترانزیت به این اطلاعات، موجب میگردد تا همه چیز تحت کنترل و نظارت دقیق قرار گیرد.
بخشی از این اطلاعات که در بالا به آن اشاره گردید به صاحبین کالا (فرستندگان و گیرندگان بارنامه) کمک میکند تا به صورت آنلاین وضعیت فعلی محموله هوایی خود را مشاهده کنند و از آخرین به روزرسانیهای احتمالی مانند تغییر در شماره پرواز یا تغییر در ساعت ورود و خروج هواپیماها اطلاع حاصل نمایند. به همین منظور، این بخش از اطلاعات در قالب سیستمهای رهگیری آنلاین محموله با عناوینی چون Track Shipment یا Cargo Tracking بر روی سایت خطوط هوایی در دسترس عموم قرار داده شده تا بتوانند با وارد کردن شماره بارنامه خود در این پلتفرمها، محموله خود را رهگیری نمایند. ضمنا رهگیری مراحل ارسال محموله در سایت تهران فریت نیز با کد رهگیری یا همان شماره بارنامه میسر است.
امکان دسترسی آنلاین و مشاهده وضعیت فعلی محموله خود، اینجا فراهم شده است. کافی است پس از انتخاب ایرلاین، شماره بارنامه را وارد نموده و از آخرین وضعیت محموله خود مطلع شوید.
شایان ذکر است در شرایط عادی 90% از محمولات رزرو شده طبق بوکینگ اخذ شده اولیه ارسال میشوند، اما با این وجود با بهرهگیری از امکانات اشاره شده نیز میتوان نظارت لحظهای و دقیقتر بر روند ارسال محموله داشت.
باید به این نکته توجه داشت که علیرغم وجود تدابیر دقیق و برنامهریزی شده، همواره احتمال تغییر در جدول زمانبندی پروازها به دلایل مختلف و متعدد وجود دارد، و صرفاً ارائه بوکینگ و رزرواسیون اولیه، الزام و تعهدی را برای ایرلاینها و عاملین فروش و پذیرش در حمل محموله مطابق ساعات و تاریخهای مندرج در رزرو اولیه، ایجاد نمینماید.